Viatris Pharmaceuticals S.L.
Viatris is a global healthcare company uniquely positioned to bridge the traditional divide between generics and brands, combining the best of both to more holistically address healthcare needs globally. With a mission to empower people worldwide to live healthier at every stage of life, we provide access at scale, currently supplying high-quality medicines to approximately 1 billion patients around the world annually and touching all of life's moments, from birth to the end of life, acute conditions to chronic diseases.
We have been included on number of award lists that demonstrate the impact we are making.
RESUMEN DEL PUESTO
Beca de prácticas formativas orientada al aprendizaje de funciones de soporte administrativo operativo bajo la supervisión del Director Senior de Corporate Affairs en España. La persona realizará su formación a través de la gestión de agenda, tramitación de gastos, coordinación de reuniones y apoyo administrativo general. Constituye una oportunidad de aprendizaje en un entorno corporativo para un estudiante que cursa estudios en asistencia de dirección, secretariado o disciplinas equivalentes, con perfil organizado, atento al detalle y con dominio de herramientas ofimáticas y de productividad basadas en inteligencia artificial.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES
INDIVIDUAL
- Gestionar y coordinar la agenda del Director, incluyendo la programación de reuniones internas y externas, la optimización de la planificación de tiempos y la resolución de conflictos de calendario.
- Tramitar notas de gastos, reservas de viajes y reembolsos conforme a las políticas y herramientas internas.
- Preparar, dar formato y organizar documentos, presentaciones y materiales para reuniones, utilizando Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) y herramientas de productividad basadas en inteligencia artificial.
- Mantener organizados los archivos del departamento, listas de contactos y repositorios compartidos, garantizando que la información esté accesible, actualizada y debidamente archivada.
- Proporcionar soporte administrativo de primer nivel para visitas, eventos e interacciones con stakeholders externos gestionados por Corporate Affairs.
COMPARTIDA
- Coordinar la logística de reuniones internas y transversales lideradas por Corporate Affairs, incluyendo preparación de agendas, actas y seguimiento de acciones.
- Mantener interlocución con otros equipos administrativos de la afiliada (RRHH, Finanzas, Facilities) para asegurar la correcta ejecución de los procesos del departamento.
- Apoyar al Director en comunicaciones internas rutinarias, redactando correspondencia estándar y haciendo seguimiento de asuntos pendientes.
REQUISITOS MÍNIMOS – EXPERIENCIA, FORMACIÓN, COMPETENCIAS Y CERTIFICACIONES
Formación: estudiante en activo de Grado, Formación Profesional o programa de posgrado en Asistencia de Dirección, Administración y Gestión, o disciplinas equivalentes o estudiante de ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas o Asistencia a la Dirección.
Disponibilidad: inmediata, horario orientativo de 9h a 17h.
Nivel avanzado (C1) de inglés – nivel suficiente para gestionar correspondencia escrita básica y coordinación de reuniones con interlocutores internacionales.
Poder firmar convenio de prácticas con el centro de estudios con una duración de 12 meses.
Se requieren sólidas capacidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar prioridades múltiples en un entorno corporativo. Es imprescindible la discreción en el manejo de información confidencial.
COMPETENCIAS CLAVE
- Excelente capacidad de gestión de agenda y planificación de tiempos.
- Dominio avanzado de Microsoft Office y disposición para utilizar herramientas de productividad basadas en inteligencia artificial.
- Disciplina organizativa y atención al detalle.
- Discreción y profesionalidad en el tratamiento de información confidencial.
- Mentalidad proactiva y orientada al servicio, con capacidad de anticipación.
- Buena comunicación oral y escrita en español; nivel funcional de inglés.
- Buenas habilidades sociales para comunicar y relacionarse en diferentes foros.
At Viatris, we offer competitive salaries, benefits and an inclusive environment where you can use your experiences, perspectives and skills to help make an impact on the lives of others.
Viatris is an Equal Opportunity Employer.
